Vorige maand introduceerde wij Access Groups, ons nieuwe en geavanceerde gebruikersbeheerssysteem. Met deze feature zorg je dat de juiste mensen in de organisatie toegang hebben tot de juiste data en dat gevoelige informatie veilig blijft. Daarnaast kunnen collega’s van verschillende afdelingen naast elkaar met Mopinion werken. Om goed gebruik te maken van Access Groups hebben we een lijst met tips & tricks samengesteld.
Geavanceerd gebruikersbeheer
Een access group is een groep gebruikers met toegang tot bepaalde reports en delen van Mopinion. Met Access Groups blijft gevoelige informatie veilig, kan toegang toegewezen of beperkt worden en kunnen de juiste teams bij de juiste inzichten.
Access Groups zijn aan te passen naar elk gebruik. Je kunt rechten en toegang afstemmen op de specifieke wensen van jouw organisatie. Om je een idee te geven van de mogelijkheden hebben we een aantal best practices voor Access Groups op een rij gezet in dit artikel.
Nog niet op de hoogte van deze feature?
Leer meer over Access Groups
Voordat je begint
Of je nu een gloednieuwe gebruiker bent (welkom!) of Mopinion al een tijdje gebruikt, je moet je eerst goed bedenken over hoe feedback in jouw organisatie past. Plan een meeting in met andere teamleiders en belangrijke stakeholders om vast te stellen hoe iedereen Mopinion wil gebruiken.
Je product team wil bijvoorbeeld graag data en inzichten over het product zien om de product roadmap te verbeteren. Het marketing team heeft meer interesse in content en website feedback. Een data analist wil toegang tot grafieken en dashboards terwijl een copywriter de tone of voice van alle feedbackformulieren wil controleren.
Met zoveel verschillende wensen moet je dus eerst in kaart brengen wie wat nodig heeft en vervolgens nadenken over hoe je dit wil inrichten in Mopinion. Dit helpt ook om eventuele overlap te voorkomen.
Kijken, kijken, niet aanraken: Onboarding nieuwe collega’s
We raden aan om een access group aan te maken voor nieuwe collega’s. Zij hebben dan wel rechten om bepaalde data in Mopinion te zien maar ze kunnen niet bij gevoelige informatie en complexe features komen.
Hoe doe je dat? Maak een access group aan genaamd ‘Onboarding’ of ‘Nieuwe gebruikers’ en selecteer de juiste reports. Als je niet wil dat er iets wordt aangepast, zorg er dan voor dat deze collega’s alleen nog maar weergave rechten hebben. Vervolgens bepaal je welke delen in Mopinion ze kunnen zien en kun je na verloop van tijd steeds meer rechten geven. Zo leren nieuwe collega’s Mopinion stap voor stap kennen.
Dit is handig voor het beheren van gevoelige informatie maar ook om feedback in de gehele organisatie te integreren voor een ‘customer-centric approach’ op alle afdelingen. Je kan hetzelfde doen voor nieuwe gebruikers van andere afdelingen. Dan weet je zeker dat je formulieren, implementaties en dashboards er niet opeens heel anders uitzien ;).
Toegang per functie of team
Het is natuurlijk ook mogelijk om access groups af te stemmen op verschillende functies en teams.
Web developers
Je zou bijvoorbeeld een access group ‘Web developers’ kunnen aanmaken. Gebruikers in deze groep hebben alleen toegang tot de implementaties om de deployment code op de website te zetten. Geef ze dus toegang tot alle reports en stel bewerk rechten in voor de implementaties maar schakel toegang tot alle andere onderdelen uit.
Sales
Het sales team krijgt toegang tot relevante reports zoals aankoop feedback of demo-evaluatie. Op basis van hun doelen kan je weergave rechten instellen voor verschillende onderdelen in het platform zoals de feedback inbox. Ze maken en implementeren wellicht zelf geen formulieren, maar ze willen wel toegang tot de inkomende feedback en inzichten in het dashboard.
Content marketeers
Voor content marketeers kan je hetzelfde doen. Geef ze toegang tot relevante reports en bewerk rechten voor het bouwen van formulieren en het inrichten van het dashboard. Afhankelijk van hun wensen kan je weergave rechten geven tot bijvoorbeeld de feedback inbox. Zo kunnen ze de inkomende feedback wel zien maar geen tags of actions aan feedback items toevoegen.
Gedeelde doelen, gedeelde toegang
Je kan groepen ook indelen op basis van doelen. Wellicht hebben ontwerpers en copywriters wel hetzelfde doel, een voor het ontwerpen van de formulieren, de ander voor het schrijven van de tekst. Ze hebben allebei bewerk rechten nodig voor het bouwen van feedback formulieren.
Door groepen aan te maken op basis van gemeenschappelijk doelen, bijvoorbeeld Content management, hebben collega’s van verschillende afdelingen toegang tot dezelfde onderdelen in Mopinion. Misschien hebben ze ook toegang nodig tot andere delen in Mopinion, bijvoorbeeld voor het analyseren en gebruiken van feedback voor verbeteringen.
We raden dan aan om ze toegang te geven tot de feedback inbox en de dashboards. Of ze deze mogen aanpassen hangt dan weer af van wat het beste werkt voor jouw organisatie.
Let op! Als een gebruiker toegevoegd wordt aan meerdere access groups, wordt de groep met de meeste toegangsrechten gebruikt.
Locatie, locatie, locatie
Je kunt access groups ook inrichten op basis van locatie. Internationale organisaties kunnen access groups indelen per land en organisaties die in één land opereren kunnen dan weer een indeling doen per regio.
Misschien heb je een team die is gericht op de Franse markt. Maak een access group genaamd ‘Franse markt’ en geef ze toegang tot de relevante reports. Welke rechten en toegang nodig zijn hangt af van je organisatie.
Pro Tip: Voor grote, internationale organisaties is het handig om naast een verdeling op basis van land of regio ook een verdeling te maken op basis van functie, bijvoorbeeld ‘Content marketeers – Scandinavië’.
Tijdelijke of lange termijn campagnes
Een andere manier om gebruik te maken van access groups is om groepen te maken voor specifieke campagnes, zoals Black Friday. Voor webshops zou je een access group kunnen maken genaamd ‘Tijdelijke campagnes’. Geef toegang tot de juiste reports en bepaald de rechten van gebruikers in deze groep, zodat ze formulieren kunnen maken en implementeren. Zo kunnen ze ook de feedback inbox in de gaten houden en het verloop van de campagne in het dashboard bijhouden. Ook kunnen ze de campagnes jaarlijks vergelijken.
Access groups zijn super flexibel en makkelijk aan te passen naar elk gebruik. Rechten en toegang kunnen worden afgestemd op specifieke wensen, dat geldt dus ook voor campagnes.
Pro-tip: Geef je access group een goede titel heeft zodat het duidelijk is wie in welke groep zit. Dit maakt het bijhouden van groepen, gebruikers, toegang en rechten veel makkelijker.
Interne processen
Access groups kunnen ook helpen bij het verzamelen van feedback van werknemers. Dat draagt bij aan het verbeteren van de employee experience. Bedrijven die hun werknemers regelmatig om feedback vragen hebben bijna 15% minder personeelsverloop. Handig op de huidige arbeidsmarkt.
Mocht je inderdaad feedback verzamelen onder je personeel, dan kan je een Access Group aanmaken genaamd ‘HR – Interne feedback’ en je HR team toevoegen. Geef ze vervolgens toegang en rechten tot het relevante reports, zoals ‘internal – employee events’. Dankzij Access Groups blijft deze informatie veilig en kan niemand anders dan HR er bij komen.
Neem deze tips en tricks mee en ga aan de slag
Onthoud goed dat je niet meteen van start moet gaan met het aanmaken van Access Groups. Zorg er eerst voor dat de doelen duidelijk zijn en richt je groepen daarop in. Behoud het overzicht wie waar toegang en rechten tot heeft in het gebruikersoverzicht.
Onze customer success managers staan voor je klaar om je te helpen. Neem contact op met een van onze collega’s als je niet precies weet hoe je moet beginnen. Je kan natuurlijk ook onze knowledge base in duiken. Blijf op de hoogte van de ontwikkelingen en onze ‘behind-the-feedback’ post, waarin we uitleggen hoe klantfeedback heeft geleid tot deze nieuwe feature bij Mopinion. Voor nu, ga lekker aan de slag!
